Dirigeant, pour que vos remboursements de frais de déplacement exposés dans le cadre de l’activité professionnelle soient déductibles pour l’entreprise et non imposables pour vous, ils doivent impérativement être justifiés.
L’administration fiscale, à l’issue de la vérification de comptabilité d’une société, a remis en cause les remboursements de frais de déplacement alloués à son dirigeant. Plus exactement, faute de justifications suffisantes, elle a remis en cause la réalité de ces frais de déplacement. Elle en a tiré toutes les conséquences à titre personnel pour le dirigeant et a considéré que les remboursements constituaient des rémunérations et avantages occultes imposables entre ses mains dans la catégorie des revenus de capitaux mobiliers.
Principe : déductibilité des frais généraux. Par principe, les frais généraux sont normalement déductibles du résultat imposable d’une entreprise. Ils doivent toutefois remplir certaines conditions.
Sur le fond. Ils doivent se traduire par une diminution de l’actif net de l’entreprise. C’est ce qui distingue justement les frais généraux des immobilisations qui sont déductibles de manière échelonnée dans le temps par la voie d’un amortissement. Ces frais doivent être exposés dans l’intérêt de l’exploitation, autrement dit se rattacher à une gestion normale. Concrètement, des dépenses engagées dans l’intérêt direct et exclusif d’un tiers à l’entreprise, d’un salarié ou d’un dirigeant ne seront pas déductibles et pourront être imposées entre les mains des bénéficiaires comme des revenus réputés distribués.
Sur la forme. Ils doivent être régulièrement comptabilisés et appuyés de pièces justificatives, de manière à prouver qu’ils sont engagés dans l’intérêt de l’activité et dans le cadre professionnel.
Pour les frais de déplacement. Les dépenses liées aux déplacements professionnels constituent des charges déductibles des résultats imposables de l’entreprise, qu’elles soient prises directement en charge ou qu’elles soient remboursées aux personnes qui en ont fait l’avance, peu importe la nature même des frais en question (frais de voyage, de déplacement, de restauration, etc.).
Mais… il est toujours impératif de justifier ces dépenses par la production de factures, ou toutes autres pièces justificatives de nature à établir la réalité, le montant et la nature professionnelle des frais engagés.
Un tableau retraçant, pour chaque déplacement, l’identité des clients rencontrés, les dates, lieux et objets de rencontres, ainsi que les kilomètres parcourus est indispensable. L’administration fiscale ne pourrait alors contester la réalité des frais de déplacement qu’après un contrôle précis et approfondi de ce tableau mettant en évidence des anomalies.
